Property Management

Property Management (PM) umfasst die Betreuung einzelner Immobilienobjekte oder Portfolios im Interesse der Investoren als Leistung während der Bewirtschaftungsphase. Dabei wird sich verschiedenen Aufgabenstellungen gewidmet, die die Bewirtschaftung der Immobilie sowohl für den Eigentümer bzw. Investor als auch für den Mieter transparenter und ökonomischer gestalten. Hierzu zählt beispielsweise der effiziente Einsatz der Finanzmittel und personellen Ressourcen. PM stellt einen Teilbereich des Immobilienmanagements dar und bildet gemeinsam mit dem Facility Management den operativen Part des Objektmanagements. Der Blick ist hier daher nicht auf das Investment- oder Portfolio-Level gerichtet, sondern immer auf das spezifische Objekt              (= Property).

Was sind die Ziele im Property Management?

PM zielt in erster Linie darauf ab, Immobilienbestände nachhaltig effizient und unternehmerisch erfolgreich zu betreiben. Dazu wird die vom Asset Management festgelegte Objektstrategie umgesetzt – unter der Prämisse einer renditemaximierenden Bewirtschaftung. Ein konkretes Ziel kann beispielsweise sein, laufende Kosten zu senken, um dadurch die Erlöse zu erhöhen und die geplanten Renditeziele zu erfüllen. Property Manager verfügen folglich über einen baulichen, technischen und wirtschaftlichen Aktionsradius, um die angestrebten Ziele in der Bewirtschaftung zu erfüllen.

Worin liegt das Aufgaben- und Leistungsspektrum im Property Management?

Die Aufgaben in diesem Bereich des Immobilienmanagements liegen vor allem im operativen Management bestehender Immobilienbestände sowie von Assets-Under-Management. Sie umfassen die Teilbereiche „Planung“, „Steuerung“ sowie das fortlaufende „Controlling und Reporting”. Die einzelnen Aufgabenfelder werden im Nachfolgenden dargestellt.

Planung im PM

Im Rahmen der Planung erfolgt zu Beginn in der Regel eine Ist-Analyse des Bestands. Innerhalb dieser ersten Analyse soll unter anderem ein genaueres Bild darüber entstehen, inwieweit die Immobilienverwaltung durch den Property Manager die zugrunde liegenden Objektziele verfolgt. Auf diese Weise können neue Zielvereinbarungen definiert werden. Dies können zum Beispiel Zielvorgaben zum Anteil vermieteter und leerstehender Parteien, zur Qualität und Fluktuation der Mieter oder zum allgemeinen Zustand der Immobilien sein.

Daneben ist auch die Marktforschung eine wichtige Aufgabe der Planung im Real Estate Property Management. Denn werden Marktentwicklung und objektbezogene Daten analysiert, so können weitreichende Handlungsempfehlungen auf Objektlevel abgeleitet werden. Ein weiteres Aufgabenfeld der Planung bildet das Management von Kosten und Budget. Dabei gilt es insbesondere, den fortlaufenden Ist-Cash-Flow an das Asset Management zu berichten sowie die Budgetplanung der Immobilie hinsichtlich Vermietungs-, Modernisierungs- und Instandhaltungsplanung abzustimmen.

Steuerung, Controlling, Reporting und Risikoüberwachung im PM

Steuerung und Organisation bilden einen großen Teil des Aufgabenspektrums der Immobilienverwaltung. Hierunter fallen beispielsweise das Management der eigenen Mitarbeiter sowie externer Unternehmen und deren erbrachte Dienstleistungen. Aber auch, das Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich im Blick zu halten und Potenziale zur Effizienzoptimierung zu nutzen. Eine weitere wichtige Aufgabe ist es darüber hinaus, direkter Ansprechpartner für die Bedürfnisse und Belange aller beteiligten Anspruchsgruppen zu sein. Zudem wird die Sondereigentumsverwaltung von Kapitalanlegern übernommen. Oberstes Ziel der Steuerungsphase ist es stets, die durch das Asset Management festgelegten Wertschöpfungsmaßnahmen und Zielstellungen auf der Objektebene umzusetzen.

Ein weiterer Kernbereich im PM besteht im Monitoring und Controlling des Budgets, das für die jeweilige Immobilie definiert wurde. Eng damit verbunden ist auch die Analyse und Beurteilung ihrer Mieter sowie der Dienstleister, verglichen mit im Vorherigen vertraglich definierten Leistungen und Kosten. Regelmäßige Reportings an das Asset Management, in denen eine Übersicht über Objektentwicklungen festgehalten werden, bilden einen weiteren Aufgabenbereich im Real Estate Property Management.